Sanal Asistan Nedir Avantajları Nelerdir ve 0850 İle Başlayan Hatlar Sanal Asistanlıkta nasıl kullanılır.

Günümüzde bütün sektörlerde rekabet oldukça ön plana çıktı. İş kollarının içine internet ve dolayısıyla E-Ticaret girdiği için, sabit giderlerini düşüren firmalar, ürünlerini de en dip fiyatlarla satar oldu. Dolayısıyla bu rekabete ayak uydurmak isteyen yeni katılımcı firmalarda, sabit giderlerini düşürmenin yollarını arıyor. Günümüzde bazı bankalar bile, faiz oranlarını, tüketici lehine arttırabilmek için, şubesiz bankacılığı deneme yoluna gidiyor. Durum böyle olunca da, verim kaybına uğramadan, maliyetleri düşürmek, ayrı bir uzmanlık alanı oluyor.
Yazımızın ana konusu olan, sanal asistanlığa gelirsek de, kurumsal kimliğinizi sergilerken, firmanızın iletişim çözümünü de beraberinde getiren bir sistem sanal asistan. Bir çok kobi için, lüks kabul edilecek asistanlığın, gerekliliği es geçilemeyecek bir konu. Ama maddi elverişsizlikler, bu avantajı kobilerin kullanmasını engelliyor.

Sonuçlar böyle oluncada kobiler ister istemez, muadil sistem arayışlarına giriyorlar. Bu durumda da seçenekler 2 ye ayrılmakta.
* Sanal asistanın farklı bir lokasyon dan da olsa, canlı bir insan tarafından verilmesi
* Asistanlığın, bilgisayar sistemine entegre, sanal makinelerce verilmesi.

İlk yöntemde çalışma şekli, belli bir konuma toplanmış sekreterya ve asistanlık hizmeti verecek kişiler . Abonelerinin müşterilerinden gelen aramaları, abonelelerinin istedikleri şekilde karşılanması ve notların alınıp abonelerin bilgilendirilmesi esasına dayanır. Burada hizmeti verenlerin, tek bir binada olma zorunluluğu da yok. Sonuçta internet olan her noktada, size hizmet verecek bir sanal asistan çalıştırılabiliyor. Gelelim abone ayağına. Abone tarafında yapılan ise, dış hattınıza bir cihazın bağlanması ve 2-3 telefon çalışından sonra, aramanın internet üzerinden hizmet alınan sanal asistanın önündeki telefona yönlendirilmesi. Bu sistemin avantajı, bir asistanın bulundurulması maliyetinden, daha alt rakamlara bu hizmetin alınabilmesi, Dezavantajı ise, hala bu rakamlar, bir çok firma için yüksek kalırken, aynı zamanda abone tarafında mobilitenin tam sağlanamaması sayılabilir.
İkinci yöntem ise, canlı insanın bulunmadığı, teknolojiyi biraz daha yoğun kullanan bir sistem olarak karşımıza çıkıyor. Burada her hizmet alan firma için, hizmeti veren tarafından mini ip santraller kurulmakta. İlk planda firmanın, bünyesine binlerce doları bulan bir alt yapıdan ( bu alt yapının ayakta tutma ve güncelleme giderlerinden) kurtulması anlamına geliyor. Firmanın hatları sayısal hatlara çevrilerek, bu santrale entegre ediliyor. Böylece firma, bir ip santralin yapabileceği her özelliğe sahip bir konuma geliyor. Bu kısımdan sonra firmanın yapması gereken, sağlayıcı firmaya çalışma senaryosunu anlatmak ve sanal santral omurgasını ayarlanmasını beklemek. Sonrasında hattı kendisi için oluşturulan santrale yönlendiriliyor. Bir sonraki aşama, firmaya özel karşılama mesajlarının bir stüdyo ortamında seslendirilmesini sağlamak. Bu karşılama mesajları ve yönlendirmeler, firmanın kurumsal kimliğinin müşterilerine sergilenmesinde büyük önem taşıyor. Tüm ayarlamalar yapıldıktan sonra, sistem çalışmaya hazır hale geliyor.
Sistem neler yapabiliyor,
* Gelen aramaları, kurumsal kimliğinize uygun bir şekilde sanal sekreteriniz karşılıyor,
* Aramaları ister bir ip telefona, sabit bir telefona ya da bir cep telefona bağlayabiliyor.
* Ofis dışındaki bir cep telefonuna, ofisin şirket hattından gelen bir aramayı, bağlayabiliyor.
* Sadece bir cep telefonuyla bile, sanal asistan kullanılabiliyor.
* Tüm dünya üzerinde, birbiriyle sınırsız ve ücretsiz görüşebilen ve birbirine arama aktarabilen, dahili numaralar oluşturulabiliyor.
* Satış ya da pazarlama gibi ekiplerin personelleri, birbirinden ayrı yerlerde bile olsalar, santrale dahili olarak toplanabiliyorlar.
* Sadece 1 adet hatla ( 0850, ya da taşınan il kodlu bir numara ) anlık 100 adede kadar karşılıklı görüştürebiliyor. (PBX lere gerek kalmıyor;)
* Telekonferans ya da video konferans yapabiliyor. Konferansa katılacak olanlar, dahili hat, sabit hat ya da cep telefonu olabiliyor.
* Arayan müşterilerinin, ücretsiz bir şekilde kendilerini aramasını sağlayabiliyor.
* Cevaplanmayan tüm aramaları,n sesli mesaj olarak dahili abonenin mail adresine düşmesini sağlayabiliyor,
* Tüm gelen faxları otomatik olarak alıp, istenen mail adresine pdf formatında gönderilmesini sağlayabiliyor.
* Tüm görüşmeler istenirse kayıt altına alınabiliyor.
* Tüm yapılan görüşmelerin detayları ve ses kayıtlarının dinlenebilmesini özel web ara yüzünüzle yapabiliyorsunuz.
Tüm bu özelliklerin yanında, numaraların sanala taşınması durumunda, her taşınan hat için verilen sabit ücretlerinde, ödenmesine gerek kalmıyor. Birçok kobi nin ihtiyacını fazlasıyla karşılayan Sanal asistan sistemleri, özellikle home ofis çalışanların, E-Ticaret firmalarının ve mobil olarak çalışanların ilgisini çekmektedir. Müşteriye özel hazırlanan senaryolar, bu sistemin kalbini oluşturmaktadır.
www.santral365.com